FAQ: covid-maatregelen voor algemene vergaderingen naar nieuws overzicht

18 Maart 2021

  Organiseren van een algemene vergadering tijdens het Coronatijdperk: een overzicht van de getroffen maatregelen door de overheid tot 30 juni.

 

De Coronacrisis vergt heel wat aanpassingsvermogen, ook in de syndicuswereld en meer bepaald voor de organisatie van algemene vergaderingen. Op 24 december werd na lang aandringen van de sector, een definitieve structurele oplossing in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd waarin tijdelijke versoepelingen werden aangekondigd omtrent het organiseren van algemene vergaderingen. Deze versoepelingen die normaal gezien tijdelijk waren tot 9 maart worden door de huidige sanitaire situatie verlengd tot 30 juni. 

Onze juridische dienst zet hieronder op basis van 11 vragen en antwoorden de belangrijkste maatregelen met betrekking tot het organiseren van een vergadering op een rij.

 1. Mag er in deze Coronatijden worden vergaderd? 

Jaarlijkse algemene vergaderingen.

Artikel 54 van de maatregelen bepaalt dat alle jaarlijkse algemene vergaderingen waarvan de 15-daagse periode opgenomen in het reglement van interne orde valt tussen 1 oktober 2020 en 30 juni 2021, door de syndicus kunnen worden uitgesteld. Dit tot aan de eerstvolgende 15-daagse periode waarbinnen de vergadering moet worden gehouden.

Hetzelfde geldt voor deze vergaderingen die omwille van de door de overheid al eerder ingevoerde maatregelen konden worden uitgesteld tot uiterlijk eind november 2020, maar die op het moment van het aangekondigde verbod om fysiek te mogen vergaderen, meer bepaald vanaf 1 oktober 2020, nog niet werden gehouden.

De syndicus heeft m.a.w. met betrekking tot de jaarlijkse algemene vergaderingen tot 30 juni 2021 een eigen keuzevrijheid.

Bijzondere algemene vergaderingen.

Hetzelfde artikel 54 voorziet er ook in dat wanneer er in het belang van de vereniging van mede-eigenaars één of meerdere noodzakelijke beslissingen dringend moeten worden genomen - en deze beslissingen dus niet kunnen wachten tot de eerstvolgende jaarlijkse algemene vergadering - de syndicus een bijzondere algemene vergadering moet organiseren.

2. Betekent voorgaande dat de wetgever de beslissingsbevoegdheid om al dan niet te vergaderen exclusief bij de syndicus legt?

Neen, toch niet.
Niettegenstaande de autonome beslissingsvrijheid die aan de syndicus wordt gegeven, is de syndicus vooralsnog verplicht om een jaarlijkse of bijzondere algemene vergadering te organiseren wanneer dit door 1 of meerdere mede-eigenaars wordt gevraagd.

Hoofdvoorwaarde hieraan verbonden, is dat de aanvragende mede-eigenaar of mede-eigenaars die om de vergadering verzoeken, over minstens 20% van de aandelen moeten beschikken.

Verder dient er door de betreffende eigenaar(s) te worden gehandeld volgens artikel 577-6§2 van het oude Burgerlijk Wetboek.

3.  Op welke wijze kan/mag er worden vergaderd?

Er bestaan strikt genomen 3 manieren om (toekomstgericht) een vergadering te organiseren.
a) 100% fysieke vergaderingen.
b) Hybride vergaderingen (deels vanop afstand en deels door fysieke aanwezigheid).
c) 100% vergaderen vanop afstand (schriftelijk of 100% digitaal).


Al zeker tot 1 april 2021 is het VERBODEN om volledig of gedeeltelijk op fysieke wijze te vergaderen.
Enige mogelijkheid is op dit ogenblik dus optie c): 100% vanop afstand vergaderen.

Omdat nagenoeg nog geen enkele syndicus, waaronder ook Copper, momenteel erop voorzien is om een vergadering volledig digitaal af te handelen, blijft tot de intrede binnen een vereniging van mede-eigenaars van het digitaal vergaderen, enkel het schriftelijk vergaderen over.

4. De mogelijkheid om schriftelijk te vergaderen, is binnen de Wet van 18 juni 2018 al voorzien. Maar wat met de eenparigheidsvereiste die hiervoor geldt?

Artikel 577-6§11 van het oude Burgerlijke Wetboek voorziet in de mogelijkheid om schriftelijk beslissingen te nemen. Deze mogelijkheid bestaat niet voor het nemen van beslissingen die het voorwerp van een authentiek wijzigende akte (tussenkomst notaris vereist) moeten uitmaken.
Om van een rechtsgeldige vergadering en van rechtsgeldige beslissingen te kunnen spreken, geldt als voorwaarde dat alle beslissingen met eenparigheid van stemmen (dus iedereen) moeten worden genomen.

Dit is in de praktijk quasi onhaalbaar.

Om dit probleem te ondervangen, voorzien de door de overheid genomen maatregelen in een tijdelijke versoepeling van deze unanimiteitsvereiste.

Artikel 55 & artikel 56 voorzien erin dat tot 30 juni 2021, een schriftelijke vergadering rechtsgeldig kan doorgaan wanneer er meer dan de helft (50+1) van de eigenaars aan de stemmingen deelneemt EN wanneer de deelnemende eigenaars minstens de helft (50%) van alle aandelen vertegenwoordigen.

Tot 30 juni 2021 kunnen alle schriftelijke beslissingen met dezelfde gekwalificeerde meerderheden worden genomen zoals deze volgens het oude Burgerlijke Wetboek op dit moment voor een traditionele fysieke vergadering gelden.

5. Hoe weet de syndicus of er voldoende mede-eigenaars aan de vergadering hebben deelgenomen en de vergadering dus rechtsgeldig werd gehouden?

Bij een traditionele fysieke vergadering wordt het aanwezigheidsquorum ter plaatse op basis van de ondertekende aanwezigheidslijst vastgesteld.

In het geval van een schriftelijke jaarlijkse of bijzondere algemene vergadering, schrijft artikel 55 van de maatregelen voor dat de syndicus voor het berekenen van de stemmingen alleen mag rekening houden met de stembrieven die hij tijdig heeft ontvangen.

Hieruit kan worden geconcludeerd dat de stembrieven dus ook in aanmerking moeten worden genomen voor het berekenen van de dubbele meerderheidsvereiste die de rechtsgeldigheid van de vergadering bepaalt.

6. Hoe moet de oproeping worden verstuurd aan de eigenaars/aan de stemgerechtigden?

Voor wat het versturen van de oproepingen betreft, wijzigt er niets aan de bepalingen die het oude Burgerlijk Wetboek momenteel voorziet.
M.a.w. tenzij een eigenaar uitdrukkelijk en schriftelijk heeft gemeld dat hij de oproepingen op een andere manier, bijvoorbeeld via e-mail, wenst te ontvangen, geldt nog steeds de regel dat de oproepingen door middel van een ter post aangetekende zending moet worden bezorgd.

7. Aan wie moet de syndicus de oproepingen versturen?

Ook hiervoor blijven de in het oude Burgerlijk Wetboek voorziene bepalingen onverminderd van kracht.

Artikel 577-6§1, 2de lid bepaalt inzake dat wanneer er op een privatieve kavel een verdeeld eigendomsrecht van toepassing is (bijvoorbeeld man en vrouw zijn elk voor de helft eigenaar) of wanneer de kavel is bezwaard met een zakelijk recht, bijvoorbeeld vruchtgebruik, enzovoort, er in die gevallen een lasthebber moet worden aangeduid.

Het is die lasthebber die van de syndicus alle documenten, waaronder dus ook de oproeping, moet ontvangen.

8. Op welke manier en wanneer moeten de stembrieven worden teruggestuurd door de stemgerechtigden?

De wetgever laat de keuzemogelijkheid om de stembrieven via post of via e-mail terug te sturen.

Het is wel van zeer groot belang dat de stembrieven tijdig worden teruggestuurd.

Voor een jaarlijkse algemene vergadering of wanneer het om een bijzondere vergadering gaat waarbij de beslissing(en) niet bij hoogdringendheid moeten worden genomen, dienen de stembrieven uiterlijk 3 weken, te rekenen vanaf de verzendingsdatum van de oproeping, te worden terugbezorgd.

Gaat het om een of meerdere dringende beslissingen, dan wordt deze periode teruggebracht naar 8 dagen, te rekenen vanaf de verzendingsdatum van de oproeping.

Gaat het om spoedeisende beslissingen, dan moet dit in de oproeping worden aangegeven.

BELANGRIJK! Met die stembrieven die NA deze periode binnenkomen, mag GEEN rekening meer worden gehouden. Stuur uw stembiljetten dus zeker en vast tijdig binnen!

9. Moet, net zoals hij dit bij een traditionele vergadering het geval is, de syndicus een verslag opmaken van een schriftelijke algemene vergadering?

Artikel 55 van de genomen maatregelen legt de syndicus op dat hij ook van een schriftelijke vergadering notulen moet opmaken.

Hij dient hierbij te handelen volgens de inhoud van artikel 577-6§10 van het oude Burgerlijk Wetboek, meer, naast de neen-stemmen en onthoudingen, is de syndicus ook verplicht om in de notulen de namen van de mede-eigenaars te vermelden van wie de binnengekomen stembrieven in aanmerking werden genomen.

10. Moet de syndicus de notulen van een schriftelijke vergadering aan de eigenaars/aan de stemgerechtigden bezorgen?

Ook wat dit betreft, gelden dezelfde regels dan wanneer het om een traditionele vergadering zou gaan.

In toepassing van artikel 577-6§12 van het oude Burgerlijke Wetboek, dient de syndicus binnen de 30 dagen na de vergadering aan alle mede-eigenaars/lasthebbers en ook aan alle andere syndici (in geval van deelverenigingen) de notulen te bezorgen.

11. Wat gebeurt er wanneer in de periode dat er niet wordt vergaderd, het mandaat van de organen van de vereniging van mede-eigenaars (syndicus, raad van mede-eigendom, rekeningcommissaris(sen)) verloopt?

De wetgever heeft in het Koninklijk Besluit opgenomen dat wanneer het mandaat van de syndicus en/of het mandaat van de leden van de raad van mede-eigendom en/of van de rekeningcommissaris(sen) vervallen is of komt te vervallen in de periode dat er niet wordt vergaderd, de mandaten tot 30 juni 2021 van rechtswege worden verlengd.

Dit tot aan de eerstvolgende algemene vergadering.

Heeft u nood aan meer uitleg? Contacteer ons via syndic@copper.be

            

Delen op

Jouw woning ook verkopen/verhuren? Contacteer ons