FAQ: covid-maatregelen voor algemene vergaderingen naar nieuws overzicht

30 Juni 2021

Op 4 juni 2021 keurde het overlegcomité het zomerplan goed met meer ademruimte voor het organiseren van evenementen. Uit de inhoud ervan blijkt dat het verbod om fysiek te vergaderen werd opgeheven vanaf 9 juni. Vanaf 25 juni is het zelfs weer mogelijk om met 100 aanwezigen te vergaderen.

Betekent dit dan dat de syndicus sinds 9 juni 2021 opnieuw verplicht is om in alle vme’s die hij beheert, over te gaan tot het organiseren van een fysieke jaarlijkse of bijzondere algemene vergadering? Of blijven de versoepelde maatregelen parallel nog van kracht?

Onze Legal Manager verduidelijkt op basis van 12 vragen en antwoorden welke mogelijkheden zich voordoen voor de algemene vergaderingen.

1. Mag de syndicus de jaarlijkse av nog uitstellen na 9 juni? 

Jaarlijkse algemene vergaderingen.

Ja, de versoepelingen blijven nog gelden tot 30 september.

Artikel 54 van de maatregelen bepaalt dat alle jaarlijkse algemene vergaderingen waarvan de 15-daagse periode opgenomen in het reglement van interne orde valt tussen 1 oktober 2020 en 30 september 2021, door de syndicus kunnen worden uitgesteld. Dit tot aan de eerstvolgende 15-daagse periode waarbinnen de vergadering moet worden gehouden.

Hetzelfde geldt voor deze vergaderingen die omwille van de door de overheid al eerder ingevoerde maatregelen konden worden uitgesteld tot uiterlijk eind november 2020, maar die op het moment van het aangekondigde verbod om fysiek te mogen vergaderen, meer bepaald vanaf 1 oktober 2020, nog niet werden gehouden.

Het zomerplan goedgekeurd door de federale regering geeft m.a.w nog steeds de mogelijkheid om van de versoepelde maatregelen te genieten en dit tot 30 september 2021. Op die manier wordt aan die syndici en vme’s die liever nog wat wachten om (100%) fysiek te vergaderen, bijvoorbeeld tot alle Belgen volledig werden gevaccineerd, de mogelijkheid daarvoor geboden.

Met andere woorden, het blijft dus in eerste instantie de keuze van de syndicus om in samenspraak met de eigenaars te beslissen of hij in de gebouwen die hij beheert al dan niet voor 30 september e.k een vergadering organiseert.

Bijzondere algemene vergaderingen.

Hetzelfde artikel 54 voorziet er ook in dat wanneer er in het belang van de vereniging van mede-eigenaars één of meerdere noodzakelijke beslissingen dringend moeten worden genomen - en deze beslissingen dus niet kunnen wachten tot de eerstvolgende jaarlijkse algemene vergadering - de syndicus een bijzondere algemene vergadering moet organiseren.

Dit blijft ongewijzigd.

2. BETEKENT VOORGAANDE DAT DE WETGEVER DE BESLISSINGSBEVOEGDHEID OM AL DAN NIET TE VERGADEREN EXCLUSIEF BIJ DE SYNDICUS LEGT?

Neen, toch niet.

Niettegenstaande de autonome beslissingsvrijheid die aan de syndicus wordt gegeven, is de syndicus vooralsnog verplicht om een jaarlijkse of bijzondere algemene vergadering te organiseren wanneer dit door 1 of meerdere mede-eigenaars wordt gevraagd.

Deze verplichting geldt vanaf het ogenblik dat één of meerdere mede-eigenaars, die over minstens 20% van de aandelen moeten beschikken, de syndicus verzoeken om een vergadering te organiseren.

Het verzoek moet gebeuren naar analogie met de inhoud van artikel 577-6§2 van het oude Burgerlijk Wetboek.

3. Met hoeveel personen mag er weer fysiek worden samengekomen?

Al vanaf 9 juni 2021 mochten er fysiek terug 50 personen aanwezig zijn. Sinds 25 juni 2021 werd dit verhoogd naar 100.

Dit uiteraard op voorwaarde dat de locatie waar wordt vergaderd voldoende groot is zodat alle veiligheidsmaatregelen, in het bijzonder wat het naleven van de social distancing betreft, kunnen worden nageleefd.

4. OP WELKE WIJZE KAN/MAG ER WORDEN VERGADERD in het kader van het zomerplan?

Door het wegvallen van het verbod om fysiek te vergaderen, kunnen vanaf 9 juni 2021 vergaderingen in principe

  • 100% fysiek (mits respect voor coronamaatregelen)
  • volledig digitaal
  • deels digitaal - deels fysiek (hybride)
  • schriftelijk 

Wat het organiseren van digitale vergaderingen vanop afstand betreft,  dient er wel rekening mee te worden gehouden dat de noodzakelijke technologische middelen beschikbaar moeten zijn en dat er aan een afdoende beveiligingsprotocol wordt voldaan.

Als men een 100% digitale vergadering wilt organiseren, dan geldt als hoofdvoorwaarde dat alle stemgerechtigden aan de vergadering moeten kunnen deelnemen.  M.a.w. de connectiviteit van de stemgerechtigden geldt als ‘conditio sine qua non’ om een 100% digitale vergadering te organiseren.

Eventueel kan door degene die geen internettoegang heeft, aan een andere stemgerechtigde een volmacht worden verleend. Maar als 1 van deze stemgerechtigden dit niet wenst, dan wordt er van het idee van een 100% digitale vergadering afgestapt.

5. WAT MET DE versoepelde EENPARIGHEIDSVEREISTE voor schriftelijke vergaderingen van 18 juni?

Artikel 577-6§11 van het oude Burgerlijke Wetboek voorziet in de mogelijkheid om schriftelijk beslissingen te nemen. Deze mogelijkheid bestaat niet voor het nemen van beslissingen die het voorwerp van een authentiek wijzigende akte (tussenkomst notaris vereist) moeten uitmaken.

Om van een rechtsgeldige vergadering en van rechtsgeldige beslissingen te kunnen spreken, geldt als voorwaarde dat alle beslissingen met eenparigheid van stemmen (dus iedereen) moeten worden genomen. Dit is in de praktijk echter  quasi onhaalbaar.

Om dit probleem te ondervangen, voorzien de door de overheid genomen maatregelen in een tijdelijke versoepeling van deze unanimiteitsvereiste.

Een schriftelijke vergadering kan rechtsgeldig doorgaan wanneer er meer dan de helft (50+1) van de eigenaars aan de stemmingen deelneemt EN wanneer de deelnemende eigenaars minstens de helft (50%) van alle aandelen vertegenwoordigen.

Tot 30 september 2021 kunnen alle schriftelijke beslissingen met dezelfde gekwalificeerde meerderheden worden genomen zoals deze volgens het oude Burgerlijke Wetboek op dit moment voor een traditionele fysieke vergadering gelden.

6. HOE WEET DE SYNDICUS OF ER bij een schriftelijke vergadering VOLDOENDE MEDE-EIGENAARS AAN DE VERGADERING HEBBEN DEELGENOMEN EN DE VERGADERING DUS RECHTSGELDIG WERD GEHOUDEN?

Bij een traditionele fysieke vergadering wordt het aanwezigheidsquorum ter plaatse op basis van de ondertekende aanwezigheidslijst vastgesteld.

In het geval van een schriftelijke jaarlijkse of bijzondere algemene vergadering, schrijft artikel 55 van de maatregelen voor dat de syndicus voor het berekenen van de stemmingen alleen mag rekening houden met de stembrieven die hij tijdig heeft ontvangen.

Hieruit kan worden geconcludeerd dat de stembrieven dus ook in aanmerking moeten worden genomen voor het berekenen van de dubbele meerderheidsvereiste die de rechtsgeldigheid van de vergadering bepaalt.

7. op welke wijze moet DE OPROEPING WORDEN VERSTUURD AAN DE EIGENAARS/AAN DE STEMGERECHTIGDEN?

Voor wat het versturen van de oproepingen betreft, wijzigt er niets aan de bepalingen die het oude Burgerlijk Wetboek momenteel voorziet.
M.a.w. tenzij een eigenaar uitdrukkelijk en schriftelijk heeft gemeld dat hij de oproepingen op een andere manier, bijvoorbeeld via e-mail, wenst te ontvangen, geldt nog steeds de regel dat de oproepingen door middel van een ter post aangetekende zending moet worden bezorgd.

Het maakt daarbij niet uit of het om een schriftelijke, een (100%) digitale of fysieke vergadering gaat.

Opgelet! Wanneer het een digitale vergadering betreft, dan is de syndicus verplicht om – naast de andere gebruikelijke informatie die volgens het Burgerlijk Wetboek moet worden vermeld -  duidelijk op de oproeping aan te geven dat het om een (gedeeltelijke) digitale vergadering gaat, op welke elektronische wijze (Teamsvergadering, Zoom,…) en op welk tijdstip ze zal doorgaan.

Naast de melding dat de eigenaars voor de vergadering een link naar de vergadering zullen ontvangen, wordt best ook een stappenplan/een duidelijk uitleg meegegeven zodat de stemgerechtigden weten hoe de vergadering vanop afstand zal verlopen.

8. AAN WIE MOET DE SYNDICUS DE OPROEPINGEN VERSTUREN?

Ook hiervoor blijven de in het oude Burgerlijk Wetboek voorziene bepalingen onverminderd van kracht.

Artikel 577-6§1, 2de lid bepaalt inzake dat wanneer er op een privatieve kavel een verdeeld eigendomsrecht van toepassing is (bijvoorbeeld man en vrouw zijn elk voor de helft eigenaar) of wanneer de kavel is bezwaard met een zakelijk recht, bijvoorbeeld vruchtgebruik, enzovoort, er in die gevallen een lasthebber moet worden aangeduid.

Het is die lasthebber die van de syndicus alle documenten, waaronder dus ook de oproeping, moet ontvangen.

9. OP WELKE MANIER EN WANNEER MOETEN in geval van een schriftelijke vergadering DE STEMBRIEVEN WORDEN TERUGGESTUURD DOOR DE STEMGERECHTIGDEN?

De wetgever laat de keuzemogelijkheid om de stembrieven via post of via e-mail terug te sturen.

Het is wel van zeer groot belang dat de stembrieven tijdig worden teruggestuurd.

Voor een jaarlijkse algemene vergadering of wanneer het om een bijzondere vergadering gaat waarbij de beslissing(en) niet bij hoogdringendheid moeten worden genomen, dienen de stembrieven uiterlijk 3 weken, te rekenen vanaf de verzendingsdatum van de oproeping, te worden terugbezorgd.

Gaat het om een of meerdere dringende beslissingen, dan wordt deze periode teruggebracht naar 8 dagen, te rekenen vanaf de verzendingsdatum van de oproeping.

Gaat het om spoedeisende beslissingen, dan moet dit in de oproeping worden aangegeven.

BELANGRIJK! Met die stembrieven die NA deze periode binnenkomen, mag GEEN rekening meer worden gehouden. Stuur uw stembiljetten dus zeker en vast tijdig binnen!

10. MOET, NET ZOALS HIJ DIT BIJ EEN TRADITIONELE VERGADERING HET GEVAL IS, DE SYNDICUS EEN VERSLAG OPMAKEN VAN EEN SCHRIFTELIJKE ALGEMENE VERGADERING?

Artikel 55 van de genomen maatregelen legt de syndicus op dat hij ook van een schriftelijke vergadering notulen moet opmaken.

Hij dient hierbij te handelen volgens de inhoud van artikel 577-6§10 van het oude Burgerlijk Wetboek, meer, naast de neen-stemmen en onthoudingen, is de syndicus ook verplicht om in de notulen de namen van de mede-eigenaars te vermelden van wie de binnengekomen stembrieven in aanmerking werden genomen.

11. MOET DE SYNDICUS NOTULEN VAN EEN digitale en een SCHRIFTELIJKE VERGADERING AAN DE EIGENAARS/AAN DE STEMGERECHTIGDEN BEZORGEN?

Ook wat dit betreft, gelden dezelfde regels dan wanneer het om een traditionele vergadering zou gaan.

In toepassing van artikel 577-6§12 van het oude Burgerlijke Wetboek, dient de syndicus binnen de 30 dagen na de vergadering aan alle mede-eigenaars/lasthebbers en ook aan alle andere syndici (in geval van deelverenigingen) de notulen te bezorgen.

Voor wat betreft de digitale vergaderingen, dient, net zoals dit bij een fysieke vergadering het geval is, de syndicus de notulen op te maken op het moment van de vergadering zelf.

Hij dient aan het einde van de digitale vergadering de notulen voor te lezen en hij dient ze i.p. digitaal/online te laten ondertekenen.

12. WAT GEBEURT ER WANNEER IN DE PERIODE DAT ER NIET WORDT VERGADERD, HET MANDAAT VAN DE ORGANEN VAN DE VERENIGING VAN MEDE-EIGENAARS (SYNDICUS, RAAD VAN MEDE-EIGENDOM, REKENINGCOMMISSARIS(SEN)) VERLOOPT?

De wetgever heeft in het Koninklijk Besluit opgenomen dat wanneer het mandaat van de syndicus en/of het mandaat van de leden van de raad van mede-eigendom en/of van de rekeningcommissaris(sen) vervallen is of komt te vervallen in de periode dat er niet wordt vergaderd, de mandaten  van rechtswege worden verlengd.

Dit tot aan de eerstvolgende algemene vergadering.

Heeft u nood aan meer uitleg?

Contacteer ons via syndic@copper.be

 

Delen op

Jouw woning ook verkopen/verhuren? Contacteer ons